Política de archivo y gestión de documentos

Actualización o revisión más reciente: 26-octubre-2021.

Política de archivos

El Archivo General de la Administración del Principado de Asturias tiene como misión la administración de documentos administrativos en sus distintos soportes, la normalización de las políticas y procedimientos de gestión de documentos, así como la organización, custodia, disposición, acceso y conservación a largo plazo de los mismos, permitiendo que la evidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas en todo momento. Coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos administrativos, reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico. Asimismo, le corresponde la administración y explotación de la aplicación o aplicaciones utilizadas como repositorio institucional de documentos destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los mismos en cualquier soporte. El Archivo General se erige en garante de la transparencia e integridad de la gestión documental y en apoyo a la gestión administrativa dentro de la Administración Autonómica.
En la Sede Electrónica está publicada tanto Carta de Servicios del Archivo General (BOPA 11/12/2020) donde se recogen los servicios prestados por el Archivo General, la normativa reguladora, los compromisos de calidad, así como su grado de cumplimiento.
 

Política de gestión de documentos

Impulsada por la Dirección General de Participación Ciudadana de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, es el instrumento para sistematizar la gestión de los documentos administrativos en cualquier soporte, producidos por los órganos de la Administración del Principado de Asturias y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ella.

La política, aprobada por Resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, establece los criterios, pautas y estrategias para la producción, transferencia o captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo. Incluye, asimismo, las directrices para la asignación de responsabilidades, tanto directivas como técnicas, derivadas de su aplicación.

OBJETIVOS

  • Normalizar el diseño, producción, identificación y administración de los documentos producidos por la Administración del Principado de Asturias, así como a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ella.
  • Normalizar los procesos de gestión de documentos.
  • Contribuir a la prestación de servicios de un modo coherente y equitativo.
  • Permitir respaldar y documentar la toma de decisiones a nivel directivo.
  • Facilitar a la organización la ejecución eficaz de actividades de gestión de documentos.
  • Garantizar, mediante procesos de conservación de documentos, la continuidad de la organización en caso de catástrofe.
  • Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.
  • Proporcionar protección, apoyo y seguridad en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización.
  • Proteger los intereses de la organización, de sus empleados y de la ciudadanía, en general.
  • Apoyar y documentar las actividades vinculadas a la investigación y el desarrollo, así como a la investigación histórica.
  • Proporcionar evidencia acerca de actividades de las personas y de las organizaciones.
  • Mantener la identidad y la memoria corporativa de la organización.

PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Son el conjunto organizado de una o más secuencias de operaciones, sujetas a unas determinadas reglas o procedimientos, que se ejecutan para garantizar una gestión eficaz de los documentos.
En la política se recogen los siguientes procesos:  

  • Diseño de tipos de documentos.
  • Captura.
  • Registro legal de documentos.
  • Clasificación de documentos.
  • Descripción.
  • Acceso a los documentos.
  • Calificación de los documentos.
  • Conservación de los documentos.
  • Transferencia de documentos.
  • Destrucción o eliminación.

SOPORTE FUNCIONAL PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

El soporte funcional que la Administración del Principado de Asturias pone al servicio de la gestión de documentos está constituido por los siguientes elementos:

  • Servicios corporativos.
  • Funciones y responsabilidades.
  • Supervisión y auditoría.
  • Controles y seguridad.
  • Formación.
  • Administración del sistema.

 Cuadro general de clasificación de documentos administrativos (pdf: 1,09 Mb)

 Guía de administración de documentos en unidades gestoras (pdf: 179 Kb)

 Calendario de calificación y valoración de documentos adminitrativos (pdf: 1,97 Mb)

 Calendario de calificación y valoración de documentos adminitrativos (xlsx: 117 Kb)

Dictámenes la CCVDAPA (contenidos en el Calendario de calificación y valoración de documentos administrativos).